برنامه ریزی
ماهیت برنامه ریزی
همه ما برای انجام کارهای مختلف برنامه ریزی کرده‌ایم و با مفهوم کلی انواع برنامه ریزی آشنا هستیم. اما اگر بخواهیم کمی جدی‌تر و با عینک مدیریت به برنامه ریزی بپردازیم، خواهیم دید که همین عبارت ساده و روزمره، یکی از حیاتی‌ترین مباحث مدیریتی است. در این مطلب خواهیم دید که برنامه ریزی چیست و در چه گام‌هایی انجام خواهد شد.
برنامه ریزی چیست؟
به‌طور خلاصه، برنامه ریزی فرآیند تعریف وظایف و مسیر عملیاتی برای دستیابی بهینه و موثر به اهداف است. برنامه ریزی فرآیندی فکری است که از قبل تعیین می‌کند چه کاری باید انجام شود، چگونه باید انجام شود و روی ان تمرکز کرد، چه زمانی باید انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد.
این مفهوم، اصلی‌ترین وظیفه مدیریت را بیان می‌کند. چراکه فعالیت‌ها و عملیات آینده را تعیین و اهداف خرد و کلان را مشخص کرده و بهترین مسیر دستیابی به آنها را نشان می‌دهد. خود برنامه ریزی هم شامل فعالیت‌های زیادی مانند تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری درباره مسائل فنی، نیروی کار، مسائل مالی و سایر موارد اساسی برای تعریف مسیر عملیاتی از پیش تعیین شده است.
برای دستیابی به اهداف، داشتن برنامه موثر الزامی است. هر مدیری باید توانایی تدوین چنین برنامه‌ای را داشته باشد. این موضوع ارتباطی با نوع محصول یا سازمان ندارد. سازمان چه به‌صورت خصوصی و چه در فضای عمومی فعالیت کند، محصول یا خدمت بفروشد یا حتی غیرانتفاعی باشد، نیازمند برنامه ریزی است.
برنامه ریزی فرآیندی است که برای هر فعالیتی در راستای رسیدن به هدف، به شش سوال مهم پاسخ می‌دهد: چرا؟ چگونه؟ چه زمانی؟ کجا؟ چه کسی؟ چه چیزی؟
مدیر هدف را مشخص کرده و گام‌های لازم برای دستیابی بهینه به آنها را تعریف می‌کند. برنامه ریزی نیازمند داشتن چشم‌انداز، خود اگاهی، آینده‌نگری و خرد است. با داشتن چنین شاخصه‌هایی، برنامه نهایی هم عملیاتی و قابل اجرا خواهد بود.
اهداف و تصمیم‌گیری برای برنامه ریزی
تئو هایمن برنامه ریزی را عملکردی می‌داند که از قبل تعیین می‌کند که چه کاری باید انجام شود. این کار با انتخاب اهداف سازمان آغاز می‌شود. مدیر باید تصمیم بگیرد که برای دستیابی به اهداف قرار است کدام‌یک از برنامه‌های جایگزین پیگیری و اجرا شود. ماهیت برنامه ریزی چیست؟ برنامه ریزی ماهیتی فکری دارد و کاری ذهنی است؛ به آینده نگاه می‌کند و برای آینده آماده می‌شود.
مک فارلند برنامه‌ریزی را مفهومی از اقدامات اجرایی توصیف می‌کند که تجسم مهارت‌های پیش‌بینی، تأثیر و کنترل ماهیت و همچنین تغییر جهت است.
«برنامه» تعهد به یک اقدام خاص است، در حالی که برنامه ریزی فعالیتی متشکل از یک فرایند است. به‌گفته هایمن، «برنامه‌ریزی عملکردی است که از قبل تعیین می‌کند که چه کاری باید انجام شود. این عملکرد شامل انتخاب اهداف، سیاست‌ها، برنامه‌ها، شیوه‌‌ها و سایر روشهای دستیابی به این اهداف است.»
از نظر هارت «برنامه‌ریزی تعیین یک خط عملی از پیش است که باید نتایج مشخصی داشته باشد» و کانتز و اودانل برنامه‌ریزی را چنین تعریف می‌کنند: «انتخاب از میان گزینه‌های دیگر برای دوره‌های بعدی و انجام اقدامات برای کل شرکت و هر بخش آن.» به قول ام.اف. یارلی، «برنامه ریزی از قبل، تصمیم‌گیری در این مورد است که چه کاری باید انجام شود. این روند شامل تصمیم‌گیری و انتخاب اهداف، سیاست‌ها، روش‌ها و برنامه‌ها از میان گزینه‌های دیگر است.»
برنامه ریزی فرایندی است که به انتخاب روش عملی نیاز دارد. راه‌ها و ابزارهای لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی، قسمت اساسی برنامه‌ریزی را تشکیل می‌دهد.
مفهوم برنامه ریزی از دید صاحب نظران
اساتید علم مدیریت و صاحب‌نظران، تعاریف مختلفی برای برنامه ریزی دارند که در ادامه به سه مورد از آنها اشاره می‌کنیم:
ریکی گریفین (Rickie W. Griffin) استاد دانشگاه تگزاس: برنامه ریزی، تعیین اهداف سازمان و تصمیم برای چگونگی دستیابی هرچه بهتر به آنهاست.
ریچارد استیرز (Richard Steers) استاد دانشگاه اورگان: برنامه ریزی فرآیندی است که در آن مدیران اهداف را مشخص کرده و گام‌های لازم برای رسیدن به آنها را برمی‌دارند.
مری کولتر (Mary Coulter) استاد دانشگاه میسوری: برنامه ریزی شامل تعریف اهداف سازمانی، تدوین راهبرد کلی برای دستیابی به این اهداف و توسعه مجموعه‌ای از برنامه‌ها برای یکپارچه‌سازی و هماهنگی امور سازمانی است.
بنابراین، برنامه‌ریزی یعنی از قبل تصمیم بگیریم که چه کارهایی و چگونه باید انجام شوند تا به اهداف موردنظر خود برسیم. برنامه ریزی به مدیران اجازه می‌دهد با ترسیم مسیر ایده تا واقعیت، کارهای بزرگی انجام دهند. در اختیار داشتن برنامه مشخص باعث می‌شود سازمان نسبت به تهدیدات آتی مقاوم شود. همچنین برنامه ریزی برای استفاده از فرصت‌هایی که به خاطر شرایط متغیر کسبوکار ایجاد می‌شوند، حیاتی بوده و ضامن بقای سازمان است.
۶ هدف اصلی برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی در هر سازمانی برای تحقق اهداف زیر است:
- اطمینان‌نداشتن را کاهش می‌دهد. آینده بدون قطعیت است. برنامه‌ریزی ممکن است بی‌اطمینانی را به یقین تبدیل کند. این امر با برنامه ریزی، که برای کاهش بی‌اطمینانی لازم است، تا حدی امکان‌پذیر است.
- برنامه‌ریزی همکاری و هماهنگی را به ارمغان می‌آورد؛ می‌تواند بین بخش‌های مختلف سازمان، همکاری و هماهنگی ایجاد کند. با برنامه‌ریزی می‌توان از رقابت و درگیری میان بخش‌ها جلوگیری کرد؛ علاوه بر این، از تکرار کار جلوگیری می‌کند.
- برنامه‌ریزی باعث صرفه اقتصادی در کار می‌شود؛ برنامه‌ریزی از میان گزینه‌های مختلف موجود، بهترین‌ها را انتخاب می‌کند. این امر باعث می‌شود که از منابع به بهترین شکل ممکن استفاده شود، همچنین اهداف سازمان به‌راحتی تحقق می‌یابد.
- با برنامه ریزی می‌توان حوادث غیرمترقبه را پیش‌بینی کرد. برخی از وقایع پیش‌بینی‌شدنی نیست؛ از این رویدادها به‌عنوان موارد «غیرمترقبه» یاد می‌شود. ممکن است این وقایع بر عملکرد کلی شرکت تأثیر بگذارد. برنامه‌ریزی برای چنین شرایطی و مقابله با آنها موفقیت‌آمیز است.
- با برنامه‌ریزی به اهداف ازپیشتعیینشده می‌رسید. فعالیت‌های برنامه‌ریزی برای دستیابی به اهداف اقتصادی است. دستیابی به‌موقع به اهداف فقط از طریق برنامه‌ریزی مؤثر امکان‌پذیر است.
- با برنامه ریزی رقابت کاهش می‌یابد. وجود رقابت شرکت را قادر می‌سازد تا فرصتی برای رشد به دست آورد؛ در عین حال، باید از رقابت سخت پرهیز شود. می‌توان از طریق برنامه‌ریزی رقابت را کاهش داد.
مفهوم برنامه‌ریزی چیست؟
فقط زمانی سازمان می‌تواند در استفاده مؤثر از منابع مالی و مادی انسانی خود موفق باشد که مدیریت درباره اهداف و روشهای دستیابی به آنها از قبل تصمیم بگیرد. بدون آن، تلاش هدفمند و هماهنگ امکان‌پذیر نیست و نتیجه آن بی‌نظمی، سردرگمی و هدررفتن منابع است.
برنامه ریزی شامل تعیین اهداف کسبوکار، شکل‌گیری برنامه‌ها و دوره‌های عملیاتی برای دستیابی به آنها، تدوین برنامه‌ها، زمان‌بندی اقدامات و تعیین وظایف برای اجرای آنهاست؛ بنابراین، برنامه‌ریزی مقدم بر همه تلاش‌ها و اقدامات است، زیرا این برنامه‌ها هستند که نوع تصمیمات و فعالیت‌های لازم را برای دستیابی به اهداف موردنظر تعیین می‌کنند. برنامه‌ریزی اساس سایر عملکردهای مدیریتی، از جمله سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل است. در صورت برنامه ریزی نکردن، تصمیم‌گیری درباره اینکه چه فعالیت‌هایی موردنیاز است، چگونه باید آنها را در مشاغل و بخش‌ها ترکیب کرد، چه کسی مسئول چه نوع تصمیمات و اقداماتی خواهد بود و همچنین نحوه تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های مختلف، غیرممکن خواهد بود.
در صورت سازماندهی‌نکردن فعالیت‌های مدیریتی فوق، کارکنان نمی‌توانند به کارشان ادامه دهند و مدیریت را نمی‌توان اعمال کرد. برنامه ریزی همچنین یک پیش‌نیاز اساسی برای عملکرد کنترل است، زیرا معیارهایی را برای ارزیابی عملکرد ارائه می‌دهد؛ بنابراین، برنامه‌ریزی مقدم بر کلیه عملکردهای مدیریتی است.
ماهیت برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی به تلاش هماهنگ برای دستیابی به اهداف ازپیشتعیینشده مجوز می‌دهد و به مدیر کمک می‌کند تا آینده سازمان را شکل دهد؛ بنابراین هدف از برنامه‌ریزی، تأمین عقلانیت سازمان است. طبق اصل هدف لیندال اورولک (Lyndal Urwlck)، تمام اقدامات موجود در سازمان باید در جهت دستیابی به اهداف شرکت انجام شود و یک برنامه ریزی خردمندانه دقیقا این کار را آسان می‌کند.
برنامه ریزی تابع مدیر است. هر مدیری، فارغ از سطحی که در سازمان فعالیت دارد، برنامه‌ریزی می‌کند. از مدیر اجرایی عامل گرفته تا ناظر، همه برنامه‌ها در هر سازمانی وجود دارند، اگرچه وسعت و دامنه با سطح سلسله‌مراتب متفاوت است.
برنامه‌ریزی، کنترل، سازماندهی، کارکنان و هدایت، همه وظایف مدیریتی هستند که برای تحقق اهداف سازمانی طراحی شده‌اند. برنامه‌ریزی مقدم بر همه عملکردهای دیگر است. فقط با برنامه‌ریزی است که مدیر تصمیم می‌گیرد که چه کاری در چه زمانی انجام شود و چه کسی آن را انجام دهد. برنامه‌ریزی و کنترل با هم پیش می‌روند. بدون شک، برنامه‌ریزی و کنترل مانند دوقلوهای به‌هم‌چسبیده هستند؛ یکی بدون دیگری زنده نمی‌ماند؛ با این حال، نمی‌توان آنچه برنامه ریزی نشده است را پیش‌بینی کرد.
۱۳ ویژگی مهم برنامه ریزی چیست؟
در زیر مشخصات برنامه‌ریزی ذکر شده است:
۱. برنامه‌ریزی نگاه به آینده است؛
۲. برنامه ریزی شامل خط عملی ازپیشتعیینشده است؛
۳. برنامه‌ریزی از بین گزینه‌های بسیار موجود، بهترین را کشف می‌کند؛
۴. برنامه‌ریزی به زمان چشمگیری برای اجرا نیاز دارد؛
۵. برنامه‌ریزی فرایند مستمری است؛
۶. هدف برنامه ریزی دستیابی به اهداف ازپیشتعیینشده به‌روش بهتری است؛
۷. برنامه‌ریزی فعالیت‌های مختلف سازمان را با هم ادغام می‌کند؛
۸. برنامه‌ریزی برای دوره خاصی انجام می‌شود؛
۹. برنامه‌ریزی نه‌تنها اهداف را انتخاب می‌کند، بلکه سیاست‌ها، برنامه‌ها و روش‌هایی را برای دستیابی به اهداف تدوین می‌کند؛
۱۰. برنامه ریزی در تمام سطوح مدیریتی ضروری است؛
۱۱. برنامه‌ریزی فرایند وابسته‌ای است که فعالیت‌های مختلف تجاری را هماهنگ می‌کند؛
۱۲. برنامه‌ریزی اعضای سازمان را هدایت می‌کند؛
۱۳. رشد و شکوفایی هر سازمانی به برنامه‌ریزی بستگی دارد.
۵ مرحله برای کارامدکردن برنامه‌ها در برنامه‌ریزی چیست؟
مرحله شماره ۱: ایجاد سیستم‌های داخلی مناسب
مدیریت باید سیستمی را ایجاد کند که برنامه ریزی را آسان کند. همه موانع امکان‌پذیر در برنامه‌ریزی باید پیش‌بینی و تجزیه‌وتحلیل شود و لازم است بدانید برنامه‌های عملیاتی که باید از قبل تهیه شوند چیست؟ باید به مدیران در تمام سطوح آموزش داده شود تا با مشورت با زیردستان مربوط، اهداف و فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی کنند و منابع فنی و مالی را برای تحقق آنها فراهم کنند.
مرحله شماره ۲: تشویق مشارکت گسترده تر
در حالی که برنامه ریزی بلندمدت برای سازمان باید توسط مالکان و مدیران سطح بالا انجام شود، اجرای آن در دست مدیران سطح متوسط و پایین خواهد بود. در حقیقت، مؤثرترین راه برای برنامه‌ریزی سازمان، واگذاری این امر به مدیران متوسط و پایین است تا برای فعالیت‌های خود، به‌منظور تبدیل برنامه‌های سازمانی به واقعیت، برنامه‌هایی را تنظیم کنند. اگر آنها هم زیردستان خود را درگیر کنند، روند برنامه‌ریزی مؤثرتر و بهتر خواهد بود.
مشارکت زیردستان ممکن است از راه‌های مختلف امکان‌پذیر باشد، مانند:
- برنامه ریزی برای اهدافی که در هر سطحی توسط مدیریت و کارمندان تعیین می‌شود؛
- تشکیل کمیته‌های برنامه‌ریزی در سطوح مختلف، که ممکن است تهیه اطلاعات برنامه‌ریزی، دعوت از ارائه پیشنهادات و واکنش مدیران زیرمجموعه در رابطه با برنامه ریزی و تدوین برنامه‌ها را عهده‌دار شود؛
- بودجه‌بندی، که بر اساس آن، هر واحد در سازمان بودجه عملکرد خود را تعیین می‌کند و برای تعیین بودجه کل، آن را به سطح بالاتر خود اعلام می‌کند.
مرحله شماره ۳: اطمینان از ارتباط مؤثر اطلاعات برنامه ریزی
سازمان باید برای برقراری ارتباط تمام اطلاعات مربوط به برنامه ریزی اهداف در هر سطحی، شبکه مؤثری داشته باشد. این شبکه باید شامل اطلاعات مشخص و روشنی درمورد سیاست‌های سازمانی، استراتژی‌ها، دردسترس‌بودن منابع و غیره باشد.
مرحله شماره ۴: ادغام برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت
برنامه‌های بلندمدت به چندین برنامه کوتاه‌مدت تقسیم می‌شوند تا همه بتوانند به‌راحتی از پس اجرای آنها برآیند؛ با این حال، مدیران برای دستیابی به موفقیت باید هر ۲ را به‌طور مؤثر ادغام کنند.
مرحله شماره ۵: انعطاف‌پذیر و تغییرپذیر کردن برنامه‌ها
برنامه ریزی باید برای وقایع پیش‌بینی نشده، چه در داخل و چه در خارج از سازمان، تدارک ببیند؛ بنابراین، هر طرح باید به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا در سایه تحولات جدید اصلاح شود و تغییر پیدا کند. برای این منظور باید برنامه‌های جایگزین و استراتژی‌های احتمالی وجود داشته باشد.
۵ اقدام مهم برای مؤثر واقع‌شدن برنامه ریزی چیست؟
پس از شناسایی ویژگی‌های اساسی یک برنامه صحیح، مدیران می‌توانند اقدامات مختلفی را انجام دهند تا برنامه ریزی خود را مؤثر کنند.
۱. داشتن ابتکارعمل در سطح بالا
برنامه ریزی فقط زمانی می‌تواند مؤثر باشد که در سطح مدیریت عالی آغاز شود. نقش مدیریت عالی در برنامه‌ریزی به‌طور کامل منحصر‌به‌فرد است، زیرا اهداف کلی سازمان در این سطح تعیین می‌شود. این اهداف بستری را برای سازمان و برنامه‌ریزی گسترده فراهم می‌کند. اگر اهداف به‌درستی تعریف شده باشند، مراحل دیگر برنامه‌ریزی به‌نسبت آسان می‌شود.
۲. ایجاد شرایط مناسب برای برنامه ریزی
سازمان باید فضایی را ایجاد کند که در آن هر شخص اقدام به برنامه ریزی کند. مدیر برتر باید امکاناتی را برای برنامه‌ریزی ارائه دهد و موانع آن را برطرف کند. این کار را می‌توان با ایجاد و برقراری ارتباطات برنامه‌ریزی، درگیرکردن همه مدیران در روند برنامه‌ریزی، بررسی برنامه‌های زیردستان و عملکرد آنها و همچنین اطمینان از اینکه مدیران از کمک و اطلاعات مناسب کارکنان برخوردار هستند، انجام داد.
۳. مشارکت در روند برنامه‌ریزی
بدون شک، مدیریت ارشد می‌تواند با فراهم‌کردن اهداف و زمینه‌های برنامه ریزی، فرایند برنامه‌ریزی را آغاز کند. برنامه‌ریزی مؤثر می‌تواند با مشارکت مدیران تابع انجام شود. برنامه‌ریزی احتمالا زمانی مؤثر خواهد بود که به مدیران فرصت داده شود تا در برنامه‌های مؤثر در مناطق عملیاتی خود سهیم شوند، اطلاعات مربوط را با آنها به اشتراک بگذارند و آنها را با پیشنهادات خود و ترکیب پیشنهادات ارزشمند در روند برنامه‌ریزی تشویق کنند. مشارکت مدیران در برنامه ریزی باعث تعهد آنها برای برنامه‌ریزی و اشتیاق برای اجرای آن می‌شود.
۴. ادغام برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت
برای مؤثربودن لازم است که هر ۲ برنامه، بلندمدت و کوتاه‌مدت، به‌طور کامل با هم تلفیق شوند که در آن باید برنامه‌های کوتاه‌مدت به‌عنوان ابزاری برای مشارکت در برنامه‌های بلندمدت در نظر گرفته شود. اگر مدیران فقط بر برنامه‌های کوتاه‌مدت تأکید داشته باشند، نمی‌توانند جهت‌گیری آینده خود را تعیین کنند. اگر برنامه دوم با توجه به برنامه اول تهیه شود، برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت به بهترین نحو می‌توانند تلفیق شوند.
به همین ترتیب، اگر برنامه‌های بلندمدت با توجه به آنچه سازمان می‌تواند از طریق برنامه‌های کوتاه‌مدت خود اجرا کند، تهیه شود، ادغام بین این ۲ به‌راحتی صورت می‌گیرد.
۵. رویکرد سیستم باز
برنامه ریزی را می‌توان با درنظرگرفتن آن به‌عنوان یک «رویکرد سیستم باز»، مؤثر دانست. این رویکرد پیشنهاد می‌دهد که مدیران در هر جنبه از برنامه‌ریزی باید محیط کل را در نظر بگیرند. اهداف، نقاط شروع برنامه‌ریزی، باید با درنظرگرفتن نیروهای مختلف محیطی تعیین شود.
مقدمات برنامه ریزی نشان‌دهنده یک شناخت واضح است که نمی‌توان برنامه‌ها را در خلأ تدوین کرد. «فرمول‌بندی» فرایندی شامل تجزیه‌وتحلیل تعداد بسیاری از متغیرهاست. این واقعیت باید در روند برنامه‌ریزی به رسمیت شناخته شود؛ بنابراین، نباید آن را به‌عنوان فرایند ساده‌ای در نظر گرفت، بلکه فرایندی است که تعاملات و تأثیرات بسیاری دارد.
برای راهنمایی بیشتر در حوضه برنامه ریزی و رشد فردی میتوانید از مشاورین مجرب ما در این حوضه کمک بگیرید.
پروژه 24
دیدگاهتان را بنویسید